Когда сменяется главный бухгалтер, важно грамотно организовать процесс передачи дел, чтобы избежать возможных рисков и проблем в дальнейшем. Предлагаем пошаговый план действий.
Оформление документов:
- издается приказ о назначении нового главбуха и освобождении от должности предыдущего. В приказе также может быть указана дата передачи документов при увольнении главного бухгалтера;
- оформляется акт приема-передачи, в котором фиксируется состояние дел, активов, обязательств, а также документы и ключи, передаваемые новому главбуху.
Инвентаризация:
- передача дел должна сопровождаться инвентаризацией всех активов компании, обязательств и финансовых документов. Она поможет выявить возможные расхождения и исправить ошибки;
- обязательно проводится сверка бухгалтерских регистров, финансовых отчетов и налоговых деклараций.
Составление и подписание акта приема-передачи:
- в акте указываются передаваемые документы (главная книга, бухгалтерские регистры, первичные документы), отчетность, инвентаризационные ведомости, ключи от касс и сейфов, электронные ключи для доступа к учетным системам и т. д;
- акт подписывается предыдущим и новым главным бухгалтером, а также утверждается руководителем компании.
Передача электронной цифровой подписи (ЭЦП):
- необходимо аннулировать сертификат ЭЦП предыдущего бухгалтера и оформить новый на нанятого сотрудника;
- учетные записи в учетных системах, онлайн-банкинге и других финансовых сервисах также должны быть переданы или переоформлены на нового бухгалтера.
Уведомление контролирующих органов:
- в налоговую инспекцию направляется уведомление о смене главного бухгалтера, включая изменения в ЕГРЮЛ;
- если необходимо, следует уведомить обслуживающие банки и основных контрагентов о смене главбуха.
В завершение передачи дел руководство компании может провести внутренний аудит или привлечь внешних аудиторов для проверки корректности принятия документов новым бухгалтером.
